Quản lý hoạt động là gì? Các nghiên cứu khoa học liên quan

Định nghĩa quản lý hoạt động

Quản lý hoạt động (Operations Management) là quá trình thiết kế, vận hành và tối ưu hóa các hoạt động tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, đảm bảo kết hợp hiệu quả giữa con người, công nghệ và quy trình. Mục tiêu chính là giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và tăng chất lượng đầu ra thông qua việc sắp xếp và điều phối nguồn lực một cách tối ưu.

Hoạt động này bao gồm việc lập kế hoạch sản xuất, lập lịch lao động, quản lý tồn kho, kiểm soát chất lượng và cải tiến liên tục. Các nhà quản lý hoạt động chịu trách nhiệm theo dõi các chỉ số hiệu suất như OEE (Overall Equipment Effectiveness), lead time và throughput, từ đó đưa ra quyết định kịp thời để duy trì dòng chảy công việc không gián đoạn.

Lịch sử và sự phát triển

Khái niệm quản lý hoạt động bắt đầu từ thời kỳ Cách mạng Công nghiệp khi các xưởng sản xuất áp dụng máy móc và quy trình tiêu chuẩn. Frederick Taylor giới thiệu nguyên tắc Quản lý Khoa học vào những năm 1910, nhấn mạnh phân tích công việc và thời gian chuẩn để nâng cao hiệu suất lao động.

Thập niên 1980–2000 chứng kiến sự ra đời của Lean Manufacturing và Six Sigma. Lean tập trung loại bỏ lãng phí (waste) qua 5S, Kaizen và Kanban, trong khi Six Sigma hướng đến giảm biến động và lỗi sản phẩm thông qua DMAIC (Define–Measure–Analyze–Improve–Control). Những phương pháp này đã định hình lại tiêu chuẩn về hiệu quả và chất lượng trong sản xuất và dịch vụ.

Mô hình và khung quản lý quy trình

APQC Process Classification Framework (PCF) là khung phân loại quy trình toàn cầu, chia hoạt động doanh nghiệp thành 12 nhóm chính và hơn 100 quy trình con. Sử dụng PCF giúp doanh nghiệp so sánh hiệu suất với các tổ chức cùng ngành (APQC PCF v7.0).

SCOR (Supply Chain Operations Reference) model định nghĩa năm quy trình chính của chuỗi cung ứng: Plan, Source, Make, Deliver và Return. Mỗi quy trình có chỉ số đo lường, thực tiễn tốt nhất và công cụ công nghệ hỗ trợ, giúp tổ chức tối ưu luồng vật tư và thông tin.

• PDCA (Plan–Do–Check–Act): chu trình cải tiến liên tục.
• DMAIC (Define–Measure–Analyze–Improve–Control): phương pháp Six Sigma.
• Value Stream Mapping: công cụ phân tích luồng giá trị, xác định lãng phí.

Quy trình chính và luồng giá trị

Quy trình thiết kế sản phẩm hoặc dịch vụ bắt đầu từ nhu cầu thị trường, thu thập yêu cầu và phản hồi khách hàng, sau đó chuyển giao sang giai đoạn lập kế hoạch nhu cầu (Demand Planning). Đây là bước đầu tiên trong việc xác định khối lượng và thời gian sản xuất, đảm bảo đáp ứng đúng và đủ nhu cầu.

Giai đoạn sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ (Production/Service Delivery) bao gồm lập lịch sản xuất, phân bổ nhân lực, vận hành máy móc và kiểm soát chất lượng. Tại đây, việc giám sát theo thời gian thực thông qua hệ thống MES (Manufacturing Execution System) giúp điều chỉnh kịp thời khi có sai lệch.

Công cụ đo lường hiệu suất

Các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators – KPIs) là công cụ thiết yếu để đánh giá và giám sát hoạt động. OEE (Overall Equipment Effectiveness) đo ba thành phần: tính khả dụng (Availability), hiệu suất (Performance) và chất lượng (Quality). Lead Time phản ánh thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến độ hài lòng khách hàng và chi phí tồn kho.

Thông số Throughput đo số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, giúp phân tích công suất và tối ưu luồng công việc. Fill Rate và On-Time Delivery là KPIs quan trọng trong quản lý tồn kho và logistics, đảm bảo đáp ứng nhu cầu khách hàng với chi phí tối ưu.

Quản lý chất lượng và tiêu chuẩn

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 cung cấp khung làm việc để thiết lập, vận hành và cải tiến liên tục quy trình, từ việc hiểu rõ yêu cầu của khách hàng đến giám sát và đo lường kết quả ưu tiên chất lượng (ISO 9001). Áp dụng ISO 9001 giúp doanh nghiệp minh bạch hóa quy trình, xác định rủi ro và cơ hội cải tiến.

Six Sigma tập trung giảm độ biến động và sai lỗi qua chu trình DMAIC (Define–Measure–Analyze–Improve–Control). Mức độ Sigma càng cao càng ít lỗi, thường mục tiêu đạt 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội. Các công cụ phổ biến như Biểu đồ kiểm soát (Control Charts) và Pareto Chart hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ.

• Total Quality Management (TQM): xây dựng văn hóa chất lượng toàn diện, khuyến khích mọi nhân viên tham gia cải tiến.
• ISO 9001:2015: yêu cầu đánh giá rủi ro, cơ hội và cải tiến định kỳ.
• Six Sigma: sử dụng công cụ thống kê để tối ưu quy trình và giảm lãng phí.

Cải tiến liên tục và tinh gọn

Lean Manufacturing nhắm mục tiêu loại bỏ tám loại lãng phí (waste): Thời gian chờ, tồn kho dư thừa, vận chuyển không cần thiết, quá trình thừa, sai hỏng, di chuyển dư, sản phẩm thừa tính năng và tài năng không được sử dụng. Các hoạt động Kaizen khuyến khích nhân viên đề xuất cải tiến nhỏ, thường xuyên, góp phần nâng cao hiệu suất mà không cần đầu tư lớn.

5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain) là cơ sở để tổ chức nơi làm việc gọn gàng, an toàn và hiệu quả. Kanban – hệ thống kéo dựa trên thẻ tín hiệu – giúp điều phối sản xuất theo nhu cầu thực, giảm tồn kho và thời gian chờ.

• Value Stream Mapping: sơ đồ hóa luồng vật liệu và thông tin, xác định điểm nghẽn.
• Kaizen Events: sự kiện cải tiến nhanh trong 3–5 ngày tập trung vào một quy trình cụ thể.
• Just-in-Time (JIT): sản xuất và cung ứng “đúng lúc”, giảm tồn kho.

Công nghệ thông tin hỗ trợ

ERP (Enterprise Resource Planning) tích hợp module sản xuất, kho vận, tài chính và nhân sự trên một hệ thống chung, cho phép dữ liệu dòng chảy liền mạch và ra quyết định dựa trên thông tin thời gian thực. Các giải pháp ERP phổ biến như SAP S/4HANA và Oracle Fusion giúp đồng bộ hóa quy trình và tự động hóa báo cáo.

MES (Manufacturing Execution System) giám sát trực tiếp hoạt động sản xuất, theo dõi trạng thái máy móc và lao động, hỗ trợ điều chỉnh lịch sản xuất và bảo trì dự đoán. IoT và Big Data Analytics thu thập dữ liệu cảm biến, dự đoán sự cố thiết bị và tối ưu lịch bảo trì (Predictive Maintenance).

• Hệ thống SCADA: giám sát và điều khiển thiết bị công nghiệp từ xa.
• Blockchain trong chuỗi cung ứng: minh bạch nguồn gốc và truy xuất sản phẩm.
• AI/ML: dự báo nhu cầu và tối ưu điều phối nguồn lực.

Thách thức và xu hướng tương lai

Tự động hóa và robot hóa (Industry 4.0) mang lại khả năng sản xuất linh hoạt và năng suất cao, nhưng đòi hỏi đầu tư lớn và đào tạo nhân lực mới. Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng trước gián đoạn toàn cầu như thiên tai, đại dịch và biến động chính trị là nhiệm vụ then chốt để duy trì hoạt động liên tục.

Phát triển bền vững và kinh tế tuần hoàn (Circular Economy) yêu cầu tối ưu hóa sử dụng nguyên liệu, tái chế phế phẩm và giảm phát thải. Các chương trình đánh giá dấu chân carbon (Carbon Footprint) và chứng nhận xanh (LEED, ISO 14001) trở thành tiêu chí quan trọng trong cạnh tranh và tuân thủ pháp lý.

• Smart Factory: kết nối thiết bị và hệ thống qua IoT, tối ưu tự động.
• Sustainable Operations: sử dụng năng lượng tái tạo, tối ưu chất thải.
• Resilient Supply Chain: đa dạng nguồn cung, kho dự phòng thông minh.

Tài liệu tham khảo

• APQC. (2024). Process Classification Framework. Retrieved from https://www.apqc.org/…/pcf-v7-0.
• International Organization for Standardization. (2015). ISO 9001:2015 Quality Management Systems. Retrieved from https://www.iso.org/iso-9001-quality-management.html.
• Lean Enterprise Institute. (2024). Lean Principles. Retrieved from https://www.lean.org/.
• Balanced Scorecard Institute. (2024). What is the Balanced Scorecard? Retrieved from https://balancedscorecard.org/.
• Gartner. (2023). Predictive Maintenance and the Impact of Industry 4.0. Retrieved from https://www.gartner.com/…/predictive-maintenance.